在系统开发过程中的各个阶段和步骤所取得的成采，应及时按照一定规范产生各种文档。它的作用如下：

    (1)供查阅核对。人的记忆力是有限的，各种调查分析的结果和设计的技术细节必须以书面形式记录下来。

    (2)开发人员之间、开发人员与用户之间，可利用书面的、超越教员自身专业的共同语言一文档的形式有效地进行交流。

    (3)系统开发要经过一定的过程，后一阶段的工作要在前一阶段工作的基础上，也就是在前期工作文档的基础上继续进行。